自助终端询价单（RFQ）模板：如何向厂家询价并比较报价

两位采购向三家工厂询价“一台21.5寸自助点餐机”。一位收到620美元到1480美元不等的报价，根本不知道哪个对；另一位收到三份相差不到15%、差异原因写得清楚的报价。两者唯一的区别就是询价单。好的询价单（RFQ）能节省数周时间，避免在清关环节出意外，并让供应商的回复具有可比性。本文提供一份模板和一套方法。

一、为什么大多数终端报价没法比较

终端是一个系统，而不是单一产品。两份都写“21.5寸终端”的报价，可能在屏幕亮度、触控技术、处理器、内存、操作系统授权、机身板厚、表面处理、外设、线材和包装上完全不同。没有规格说明，每家供应商就按自己的假设补空白，而且为了赢得第一轮，往往假设最便宜的配置。下单之后，缺失的项目又以“额外费用”的形式出现。

二、一份好询价单的七个部分

1. 项目概述：终端做什么、安装在哪里（室内、临窗、户外）、谁来使用、运营时间，以及一段用户流程描述。
2. 数量与分期：试点数量、首批数量、年度用量，以及各批需要的日期。价格随数量改善，请给出真实区间。
3. 技术规格：屏幕、触控、主机、操作系统、外设、联网、供电、认证。下文有可填写的表格。
4. 定制：Logo、颜色、材质、表面处理、标识、贴纸语言、包装设计、任何非标钣金改动。哪些因素决定开模成本，请见机身设计与钣金定制指南。
5. 软件与集成：应用由谁提供、需要的SDK、API或协议、远程管理方式，以及需要工厂提供什么（驱动、固件、测试工具）。
6. 商务条款：目的国、首选贸易术语、付款条件、质保期、备件比例、售后响应要求。
7. 评估方式：报价截止日期、决策日期、是否要求样机，以及评分标准（价格、交期、质量证据、服务）。

三、可直接复制的RFQ模板

请附上图纸、点位照片、品牌设计稿，以及小票或界面的样张。一页图片往往比三页文字更能消除歧义。

四、如何逐项比较报价

把每份报价放进同一张表格，比较各行，而不是只看总价：

排序前先把价格统一到同一贸易术语和同一范围。FOB报价或送到门的报价，加上国内运费、出口清关和港口费用后，可能比表面更低的工厂交货价（EXW）还划算。

五、要警惕的隐性成本

• NRE与模具：新机身模具、冲压模或治具是一次性费用，但可能不小。请问清是摊入单价还是单独收取。
• 操作系统与软件授权，包括按台计费的Windows授权，或付费的MDM与远程管理服务。
• 认证费用：针对新市场或新配置。见合规指南。
• 未含在单价里的备件和配件（钥匙、线缆、纸卷、转接头）。
• 运费、保险、关税和税费，取决于贸易术语。
• 质保除外条款，如人为破坏、进水或软件问题。
• 质保期后的服务成本，包括备件价格表。

全生命周期的成本全景见总拥有成本指南。

六、MOQ、交期及其决定因素

MOQ（最小起订量）取决于产品中标准件的比例。使用标准部件的目录型号通常可小批量订购；而带非标钣金、定制PCB或特殊面板的新机身，因为设置成本和元器件起订量，MOQ会更高。交期由以下环节叠加：样机制作、你的确认、元器件采购、组装、老化测试、包装和运输。请让供应商按天给出各环节时间，并说明哪个环节依赖供货周期长的部件（面板、特殊外设）。

七、样机与试点批量

对标准产品，付费样机相对于一批失败的货物是很小的代价。请评估：

• 外观与结构检查：边缘、喷涂、缝隙、锁具质量、走线
• 在你的光照条件下的可读性（见显示屏选型指南）
• 外设表现：打印质量、扫码率、读卡率、卡纸表现
• 与你的应用的软件集成，包括远程升级和断电恢复
• 老化测试：用测试脚本连续运行数天

样机之后，在真实点位做5–20台的试点批量，比实验室测试能告诉你多得多的信息。请事先约定：不良率超过某个阈值，由供应商承担返修成本。供应商核验与质量控制的补充步骤，请见从中国采购终端清单。

八、每家供应商都要问的问题

• 哪些部件自制，哪些外购？外购品牌是什么？
• 能否提供这一配置的测试报告？
• 去年不良率是多少？如何处理退货？
• 备件和面板的供货可以保证多久？
• 是否提供SDK、文档，以及与我时区匹配的工程支持？
• 下单后模具和设计文件归谁所有？

九、需要警惕的信号

• 价格远低于其他家，且没有解释差异
• 报价单没有列出关键部件的型号或品牌
• 提供的是“类似产品”的证书，而不是你这款的
• 对交期和质保范围没有明确回答
• 在没有任何样机或验货之前就催你全额付款

把RFQ发给MHY KIOSK

你可以把上面的模板粘贴到我们的联系表单，或发邮件给销售工程师。我们会回复分项报价、适合你点位的推荐配置，以及样机计划。工厂能力请看OEM/ODM服务页，产品选项请看自助服务终端系列。