Templat RFQ kios: cara meminta dan membandingkan penawaran dari produsen kios

Dua pembeli meminta penawaran dari tiga pabrik untuk «kios pesan mandiri 21,5 inci». Yang satu menerima harga dari 620 hingga 1.480 dolar dan tidak tahu mana yang benar; yang lain menerima tiga penawaran dengan selisih kurang dari 15% disertai penjelasan perbedaannya. Satu-satunya pembeda adalah permintaannya. Permintaan penawaran (RFQ) yang baik menghemat berminggu-minggu, mencegah kejutan di bea cukai, dan membuat jawaban pemasok dapat dibandingkan. Panduan ini memberi Anda templat dan metodenya.

1. Mengapa kebanyakan penawaran kios tidak dapat dibandingkan

Kios adalah sebuah sistem, bukan satu produk. Dua penawaran berlabel «kios 21,5 inci» bisa berbeda dalam kecerahan layar, teknologi sentuh, prosesor, memori, lisensi sistem operasi, ketebalan rangka, finishing, periferal, kabel, dan kemasan. Tanpa spesifikasi, setiap pemasok mengisi celah dengan asumsinya sendiri, biasanya yang termurah untuk memenangkan putaran pertama. Setelah pesanan dibuat, yang kurang muncul sebagai biaya tambahan.

2. Tujuh blok RFQ yang baik

1. Ringkasan proyek: apa yang dilakukan kios, di mana dipasang (dalam ruangan, dekat jendela, luar ruangan), siapa penggunanya, jam operasi, dan satu paragraf alur pengguna.
2. Kuantitas dan tahapan: jumlah uji coba, batch pertama, volume tahunan, dan tanggal kebutuhan masing-masing. Harga membaik seiring volume; nyatakan rentang yang sebenarnya.
3. Spesifikasi teknis: layar, sentuh, komputer, OS, periferal, konektivitas, daya, sertifikasi. Tabel untuk diisi ada di bawah.
4. Kustomisasi: logo, warna, bahan, finishing, pelabelan, bahasa stiker, desain kemasan, setiap perubahan khusus pada pelat logam. Lihat panduan desain rangka dan kustomisasi kami untuk mengetahui apa yang menaikkan biaya perkakas.
5. Perangkat lunak dan integrasi: siapa yang menyediakan aplikasi, SDK, API, atau protokol yang dibutuhkan, manajemen jarak jauh, dan apa yang Anda perlukan dari pabrik (driver, firmware, alat uji).
6. Ketentuan komersial: negara tujuan, Incoterm pilihan, ketentuan pembayaran, masa garansi, rasio suku cadang, dan harapan respons purna jual.
7. Evaluasi: batas waktu penawaran, tanggal keputusan Anda, apakah Anda mewajibkan sampel, dan kriteria yang akan diterapkan (harga, lead time, bukti kualitas, dukungan).

3. Templat RFQ siap salin

PROJECT
- Product type: self-order kiosk / check-in kiosk / payment kiosk / other
- Site: indoor / window-side / outdoor; ambient temperature range
- Operating hours: ___ h/day
- User flow (3-5 lines): ___

QUANTITY & TIMELINE
- Pilot: ___ units by ___    First batch: ___ units by ___    Annual: ___

SPECIFICATION
- Display: ___ inch, portrait/landscape, ___ nits, cover glass ___ mm, optical bonding Y/N
- Touch: PCAP / IR / other; glove or wet-finger use Y/N
- Computer: Android / Windows / Linux; CPU ___; RAM ___ GB; storage ___ GB; OS license included Y/N
- Peripherals: printer (58/80 mm, cutter, presenter), QR/barcode scanner, card reader (EMV/NFC), ID/passport reader, camera, speaker, cash module, other
- Connectivity: Ethernet / Wi-Fi / 4G; power ___ V; plug type ___
- Certifications required: CE / FCC / RoHS / UL / other; target markets ___
- Environment: IP rating ___ ; IK rating ___ ; anti-vandal needs ___

CUSTOMIZATION
- Logo/colors/finish: ___ (artwork attached)
- Mechanical changes: ___
- Packaging: export carton / wooden crate / branded box

SOFTWARE
- Application provided by: us / factory / third party
- SDK/API required: ___    Remote management: ___

COMMERCIAL
- Destination: ___    Incoterm: EXW / FOB / CIF / DDP
- Payment terms: ___    Warranty: ___ months    Spares: ___ %

PLEASE QUOTE (itemized)
- Unit price per quantity tier (pilot / first batch / annual)
- NRE / tooling / setup costs (one-time)
- Lead time for samples and production
- MOQ and what changes below MOQ
- Packing: carton size, weight, units per pallet
- Quote validity period

Templat ini sengaja dibiarkan dalam bahasa Inggris: itu bahasa kerja umum dengan pabrik dan menghindari salah paham akibat terjemahan. Lampirkan gambar teknik, foto lokasi, karya seni merek Anda, dan contoh struk atau layar. Satu halaman gambar biasanya menghilangkan lebih banyak ambiguitas daripada tiga halaman teks.

4. Cara membandingkan penawaran baris demi baris

Letakkan semua penawaran dalam satu lembar kerja dan bandingkan baris-baris berikut, bukan hanya totalnya:

Samakan harga ke Incoterm dan lingkup yang sama sebelum mengurutkan. Harga rendah di pabrik (EXW) bisa ternyata lebih tinggi daripada harga FOB atau termasuk pengiriman setelah angkutan darat, pengurusan ekspor, dan biaya pelabuhan ditambahkan.

5. Biaya tersembunyi yang perlu diwaspadai

• NRE dan perkakas: cetakan, die, atau jig rangka baru adalah biaya sekali bayar tetapi bisa besar. Tanyakan apakah diamortisasi dalam harga unit atau ditagih terpisah.
• Lisensi OS dan perangkat lunak, termasuk lisensi Windows per unit atau layanan MDM dan manajemen jarak jauh berbayar.
• Biaya sertifikasi untuk pasar atau konfigurasi baru. Lihat panduan kepatuhan regulasi kami.
• Suku cadang dan aksesori yang tidak termasuk dalam harga unit (kunci, kabel, gulungan kertas, adaptor).
• Pengiriman, asuransi, bea, dan pajak, yang bergantung pada Incoterm.
• Pengecualian garansi seperti vandalisme, masuknya cairan, atau masalah perangkat lunak.
• Biaya dukungan setelah garansi, termasuk daftar harga suku cadang.

Gambaran umur pakai selengkapnya ada di panduan total biaya kepemilikan kami.

6. MOQ, lead time, dan apa yang menentukannya

MOQ (kuantitas pesanan minimum) bergantung pada seberapa banyak bagian produk yang standar. Model katalog dengan komponen standar biasanya dapat dipesan dalam batch kecil; rangka baru dengan pelat logam khusus, papan sirkuit sendiri, atau panel khusus akan memiliki MOQ lebih tinggi karena biaya persiapan dan minimum komponen. Lead time terakumulasi seperti ini: pembuatan sampel, persetujuan sampel, pengadaan komponen, perakitan, uji burn-in, pengemasan, dan pengiriman. Minta tiap tahap dalam hari dan tanyakan tahap mana yang bergantung pada komponen dengan lead time panjang (panel, periferal khusus).

7. Sampel dan batch uji coba

Untuk produk standar, satu unit sampel berbayar adalah harga kecil dibandingkan batch yang gagal. Evaluasi:

• Inspeksi visual dan mekanis: tepi, cat, celah, kualitas kunci, rute kabel
• Keterbacaan dalam kondisi cahaya Anda (lihat panduan memilih layar kami)
• Kinerja periferal: kualitas cetak, kecepatan pemindaian, tingkat baca kartu, perilaku saat kertas macet
• Integrasi perangkat lunak dengan aplikasi Anda, termasuk pembaruan jarak jauh dan pemulihan setelah listrik padam
• Burn-in: jalankan terus-menerus selama beberapa hari dengan skrip uji

Setelah sampel, batch uji coba 5 hingga 20 unit di lokasi nyata memberi tahu Anda jauh lebih banyak daripada uji laboratorium. Sepakati sejak awal bahwa tingkat cacat di atas ambang tertentu mewajibkan perbaikan atas biaya pemasok. Panduan mengimpor kios swalayan dari Tiongkok kami membahas langkah verifikasi pemasok dan pengendalian mutu yang melengkapi RFQ.

8. Pertanyaan untuk setiap pemasok

• Bagian mana yang Anda produksi sendiri dan mana yang dibeli? Dari merek apa?
• Bisakah saya melihat laporan uji untuk konfigurasi ini?
• Berapa tingkat cacat setahun terakhir dan bagaimana Anda menangani retur?
• Berapa lama Anda menjaga ketersediaan suku cadang dan panel?
• Apakah Anda menyediakan SDK, dokumentasi, dan dukungan teknik di zona waktu saya?
• Siapa pemilik perkakas dan file desain setelah pesanan?

9. Tanda bahaya

• Harga jauh di bawah yang lain tanpa penjelasan selisihnya
• Penawaran yang tidak menyebutkan model atau merek komponen kunci
• Sertifikat untuk produk «serupa» alih-alih produk Anda
• Tidak ada jawaban jelas tentang lead time atau cakupan garansi
• Tekanan untuk membayar penuh sebelum sampel atau inspeksi apa pun

Kirim RFQ Anda ke MHY KIOSK

Anda dapat menempelkan templat di atas ke formulir kontak kami atau mengirimkannya lewat email ke insinyur penjualan kami. Kami membalas dengan penawaran terperinci, konfigurasi yang direkomendasikan untuk lokasi Anda, dan rencana sampel. Pelajari kemampuan pabrik kami di halaman layanan OEM/ODM dan bandingkan pilihan di lini kios swalayan kami.

Catatan: artikel yang ditautkan di /insights/ tersedia dalam bahasa Inggris dan Mandarin.